KontaktFosa Staromiejska 3, 87-100 Toruń
tel.: +48 56 611 3510
e-mail: Dziekanat_Human@umk.pl

Obieg dokumentów w dziekanacie. List Prodziekan ds. studenckich dr hab. Marzenny Cyzman, prof. UMK

Drogie Studentki!
Drodzy Studenci!

Aby usprawnić obieg dokumentów, które wysyłacie do dziekanatu, przygotowałam dla Was kilka wskazówek. Ułatwi to nam wszystkim współpracę, zwłaszcza w sytuacji, w której dziekanat pracuje w systemie rotacyjnym: zdalnie i stacjonarnie.

  1. Maile proszę wysyłać tylko z poczty UMK. To ważne zwłaszcza teraz, kiedy podań nie składacie osobiście.
  2. Zwracajcie uwagę na formę stylistyczną Waszych wiadomości – np. zachowanie odpowiednich formuł adresatywnych (Szanowna/-y Pani/-e Profesor/-rze, Szanowna/-y Pani/-e Doktor/-ze, Szanowna/-y Pani/-e Magister/-rze, Szanowny Panie Rektorze, Szanowna/-y Pani/-e Dziekan/-ie, Szanowna/-y Pani/-e Prodziekan/-ie). Proszę uważnie sprawdzać właściwy stopień / tytuł osoby, do której piszecie. Dokument funkcjonujący w przestrzeni uniwersyteckiej podlega określonym konwencjom. Proszę też nie wysyłać pustych wiadomości, jedynie z załącznikiem, lub wiadomości niepodpisanych. Nie odpowiadamy na anonimy.
  3. Sprawdzajcie jak najczęściej pocztę uniwersytecką, naszą stronę oraz nasz Facebook. Tu na bieżąco podajemy wszystkie istotne dla Was informacje.
  4. Możecie korzystać z gotowych druków podań. Są one dostępne tutaj.
  5. Obowiązuje nas wszystkich Regulamin studiów, zanim więc sformułujecie do mnie, czyli do prodziekan do spraw studenckich, prośbę, proszę o jego uważną lekturę, nie podejmuję bowiem decyzji sprzecznych z Regulaminem, który jest dostępny tutaj.
  6. Wszystkie podania, np. o tzw. przepisanie oceny, zmianę języka, możliwość realizacji dodatkowych zajęć, muszą być rozpatrzone najpierw przez koordynatora / koordynatorkę kierunku. Konieczne jest tu bowiem m.in. porównanie efektów uczenia się przypisanych wskazanym przedmiotom. Dlatego najpierw podanie musi trafić do odpowiedniego koordynatora.
    Lista koordynatorów i koordynatorek poszczególnych kierunków jest dostępna tutaj.
  7. Jeśli wpisaliście się omyłkowo na zajęcia lub z jakichś względów chcecie się z nich wypisać, proszę niezwłocznie napisać do mnie, wydam odpowiednią dyspozycję.
  8. Jeśli chcecie się dopisać do jakiejś grupy zajęciowej, konieczne jest także podanie do mnie, ale razem z potwierdzeniem od wykładowcy, iż jest świadom, iż do grupy dołączycie. Dotyczy to także seminariów dyplomowych.
  9. Możecie uczestniczyć w dodatkowych zajęciach (za opłatą – jeśli jest to przedmiot spoza programu, za darmo – jeśli jest to przedmiot robiony awansem, to znaczy taki, że jego realizacja jest przewidziana na wyższy semestr lub rok studiów), ale tutaj konieczne są: podanie do mnie wraz z dołączoną zgodą wykładowcy i opinią koordynatora danego kierunku. Zajęcia te trzeba zaliczyć, obowiązują tu takie same zasady jak w przypadku zajęć objętych programem studiów na danym roku.
  10. Podania o uznanie już zrealizowanego kursu BHP nie muszą być opiniowane przez koordynatorów, mogą trafić od razu do mnie, pamiętajcie jednak, że uznajemy wyłącznie kursy zrealizowane w naszym uniwersytecie.
  11. Podania wskazane w powyższych punktach proszę składać na początku roku akademickiego / przed rozpoczęciem zajęć.
  12. Jeżeli nie otrzymacie odpowiedzi od osoby obsługującej Wasz kierunek, oznacza to, że podanie, np. o przepisanie oceny, zostało rozpatrzone pozytywnie. Wiadomość zostanie wysłana tylko w przypadku decyzji odmownej. Polecam jednak, aby dopytywać o Wasze sprawy. Proszę wysyłać w tej sprawie e-maile – odpowiedzialne za kierunek osoby z dziekanatu odpowiedzą w ciągu kilku dni (w systemie zdalnym to lepsza forma kontaktu niż telefony). Pamiętajcie też, że jeśli zapytacie o to mnie, nie zawsze będę w stanie udzielić szybko odpowiedzi – rozpatruję setki podań, a dostęp do Waszej dokumentacji mam tylko w dziekanacie. Brak odpowiedzi od osoby obsługującej Wasz kierunek może oznaczać, że mail nie dotarł, sugeruję wówczas ponowne jego wysłanie.
  13. Wiadomości piszcie bezpośrednio do osoby, która obsługuje Wasz kierunek, to ważne, aby maile po prostu się nie gubiły. Lista adresów jest dostępna tutaj.
  14. Ważne dokumenty, jak np. decyzja o wznowienie studiów za opłatą, są wysyłane pocztą tradycyjną. Proszę jednak pytać o szczegóły takich decyzji. Pracownice/-y dziekanatu mogą dla Was zrobić skan. Dotyczy to także zaświadczeń o tym, iż jesteście studentami.
  15. Dokumenty związane z programem Erasmus najpierw muszą trafić do koordynatora wydziałowego, dr. Jarosława Hetmana (on podpisuje LA), zgody na wyjazd podpisuję ja, podania wysyłacie do pani Ewy Konopy: ekonopa@umk.pl.
  16. Jeżeli otrzymujecie decyzję, która jest Waszym zdaniem błędna, np. naliczona została opłata za zajęcia, za które nie powinniście płacić, proszę o jak najszybsze sformułowanie prośby do mnie o uchylenie decyzji. Rozpatrzę ją niezwłocznie, jeśli są podstawy, decyzję uchylam.
  17. Podania o IOS składacie na początku roku akademickiego. Proszę sprawdzić dokładnie w Regulaminie, co jest podstawą do jego przyznania. Nie przyznaję IOS w połowie roku akademickiego, bo tu konieczne jest przecież ustalenie z wykładowcami sposobu realizacji zajęć i formy zaliczenia. Nie można tego robić wtedy, gdy zajęcia już trwają.
  18. Cały czas możecie działać w ramach kół naukowych, uczestniczyć zdalnie w konferencjach, organizować wydarzenia online. Zachęcam do tego, proszę przysyłać do mnie podania wraz z kosztorysem. Jestem w stanie sfinansować lub dofinansować Wam tego typu przedsięwzięcia z funduszu, który jest do tego celu przeznaczony.
  19. Organizujemy wiele konkursów dla Was. Sprawdzajcie, proszę, naszą stronę, Facebook Wydziału, Facebook Samorządu – tu są wszystkie ogłoszenia.
  20. Jak zwykle chętnie odpowiadam na Wasze pytania i wątpliwości – wystarczy umówić się na rozmowę na Teamsie lub poprosić o telefon.

 

Wasza prodziekan
dr hab. Marzenna Cyzman, prof. UMK